3 slimme tools om je afspraken te automatiseren

Ken je dat? Je wilt even snel een afspraak plannen en voor je het weet ben je vijf berichten verder.
“Kan jij dinsdag?”
“Nee, ik zit dan in een call.”
“Donderdag dan?”
“Hmm… dan ben ik op locatie.”

En zo ben je alweer een kwartier kwijt aan iets wat in één klik had gekund.
Tijd om dat heen-en-weer-gedoe te stoppen. In deze blog laat ik je drie slimme tools zien waarmee je afspraken automatisch kunt plannen.
Zonder gedoe, zonder misverstanden en mét professionele uitstraling.

Als je houdt van overzicht en niet van maandabonnementen, dan is TidyCal een parel.
Je koppelt eenvoudig je Google of Outlook-agenda, maakt een afspraaktype aan (bijvoorbeeld kennismakingscall of check-in sessie) en deelt de link met je klant.

De ander kiest zelf een moment dat in jouw agenda vrij is, TidyCal zet de afspraak automatisch in jullie agenda’s en stuurt direct een bevestigingsmail.
Wil je extra professioneel overkomen? Voeg een automatische herinnering toe, bijvoorbeeld één dag van tevoren.

💡 Tip: geef je afspraken een persoonlijke touch. Gebruik je eigen branding, korte beschrijving en eventueel een welkomstboodschap. Zo voelt het meteen als een ervaring, niet als een systeem.

► Voordeel: TidyCal kun je aanschaffen tegen een eenmalige investering vanaf $29 (2025), waarna je 10 afspraaktypes kunt aanmaken, inclusief betaalde afspraken. Daarnaast kun je deze tool prima gebruiken op je website (zie mijn contactpagina) en in automatiseringen. Hier vind je alle info over TidyCal.

Werk je met een klein team of meerdere afspraaktypes? Dan is Calendly een goeie vriend.
Met Calendly kun je niet alleen afspraken laten boeken, maar ook hele workflows instellen:

♦ Automatische bevestigingsmails na het boeken
♦ Herinneringsmails 24 uur en 1 uur van tevoren
♦ Follow-ups met bedankje of feedbackformulier

Je kunt zelfs Zoom of Teams automatisch koppelen, zodat de link meteen meegestuurd wordt.
Resultaat: jij hoeft niets meer te doen, en je klant krijgt een feilloze ervaring.

► Voordeel: Calendly is ideaal als je later meer wilt automatiseren. Denk aan koppelingen met MailBlue, Notion of Zapier voor nóg meer flow in je klantreis.
► Nadeel: Calendly is alleen gratis wanneer je maar 1 afspraaktype hebt en geen remindermails wilt versturen. Wil je meer afspraaktypes, denk aan korte kennismakingscalls en langere coachingcalls, met daarnaast automatisch die herinnering versturen? Dan zijn de maandelijkse kosten vanaf $10.

Werk je vooral met Microsoft-producten? Dan is Microsoft Bookings een logische optie.
Deze tool zit vaak al inbegrepen bij je Microsoft 365-pakket en synchroniseert direct met Outlook.

Het werkt wat minder flexibel dan TidyCal of Calendly, maar voor basisafspraken is het een betrouwbare oplossing, zeker als je veel met zakelijke klanten werkt.

Laten we eerlijk zijn: jij hebt wel wat beters te doen dan je agenda managen.
Elke handmatige afspraak kost tijd, focus en energie. Door je afspraken te automatiseren, win je elke week uren terug. Tijd die je kunt besteden aan klanten, strategie of gewoon: rust.

✅ Geen dubbele afspraken meer
✅ Geen vergeten herinneringen
✅ Geen verloren mailwisselingen
✅ Wel overzicht, rust en flow

Automatiseren is geen kil systeemding. Het is een vorm van zelfzorg voor ondernemers.
Je maakt ruimte in je hoofd, voorkomt misverstanden en geeft je klanten een soepel traject van begin tot eind.

Dus:
👉 Kies één tool (mijn favoriet: TidyCal)
👉 Stel je beschikbaarheid in
👉 Deel de link

En voilà: je afspraken regelen zichzelf.
Dat is de magie van automatiseren.